A) Procédures d'organisation du réseau, de l'information, des rencontres transnationales

I - Déontologie professionnelle du réseau

  1. Chacun se doit de se conformer aux principes énoncés dans la charte de partenariat.
  2. Chacun se doit de s’assurer du respect des exigences de qualités professionnelles (présence, ponctualité, participation, …), de déontologie, de représentation auprès de tous les membres de son équipe.
  3. Chacun est tenu d’assurer les fonctions, rôles et charges qu’il a consenti à remplir.
  4. Chacun est appelé à faire rapport de ces tâches vis-à-vis des partenaires.
  5. En cas de difficultés par rapport au point précédent, le forum sur le web et le point divers de l’ordre du jour des réunions transnationales sont les espaces dans lesquels la discussion peut s’engager.

II- Création des CED - Centre d'Etudes et de Diffusions

  1. Réalisation d’un questionnaire reprenant les caractéristiques de chaque CED : localisation, adresse, personnes de références, personnes responsables de la communication au sein du programme, …
  2. Lors de la première réunion transnationale :
    1. Désignation par chaque partenaire des personnes ressources.
    2. Remise par chaque partenaire de la fiche descriptive de la CED à la coordination
    3. Remise par la coordination du planning actualisé des actions accompagné des dates butoirs pour chacune des actions.
    4. Remise par la coordination d’un document reprenant les procédures de qualité en matière de suivi par la coordination à savoir :
      1. transfert mensuel des documents traduits par chaque CED vers la coordination.
      2. Réalisation d’un rapport mensuel d’avancement (cf. procédure contrôle de la qualité)
      3. contact e-mail bi-mensuel sur l’état d’avancement des travaux pour chaque CED avec accusé de réception.
    5. Consignation des échanges entre la coordination et chaque CED (personne responsable de la communication) au sein d’un dossier informatique propre à chaque CED au sein des différentes structures (coordination et CED).
    6. Durant l’action Chaque CED au travers de la personne de confiance consulte les traducteurs / adaptateurs (selon la phase du programme) afin de pouvoir produire l’information à la coordination.

III- Comité de la Qualité et de Gestion et contrôle Qualité (CQG)

  1. Première réunion transnationale : Création d’un comité de contrôle Qualité constitué de X membres (1 représentant de la coordination et 1 membre par partenaire)
  2. Évaluation mensuelle écrite de l’état d’avancement du programme sur base des rapports de chaque CED (voir point 8) en lien avec le planning des actions
  3. Le rapport d’évaluation accompagné de tous les documents produits au cours du mois sont transférés aux membres CQG par l’intermédiaire de la coordination
  4. En cas de difficultés d’un partenaire à tenir le planning, proposition de remédiation dans le mois qui suit l’évaluation par le CQG
  5. Si nécessaire, après la proposition de remédiation, rencontre de la personne de référence de la CED concernée ainsi que des personnes nécessaire à la résolution du problème
  6. Le CQG réalise 1 mois avant chaque réunion transnationale un rapport d’activité à proposer en séance plénière
  7. La CQG réalise en fin de programme et rédige un rapport final reprenant l’évaluation de l’ensemble des procédures qualité
  8. L’évaluation de l’état d’avancement ainsi que l’évaluation finale se fait au moyen d’une échelle en 3 niveaux +1, 0, -1 (avance, dans les temps, retard)
Pour chacune des actions, le total des actions écoulées ne peut qu’être supérieur ou nul par rapport au score du mois antérieur. Le cas contraire constitue un problème à résoudre selon les points 4 et 5.

IV- Cahier de charges des visites de la coordination aux CED

Durée de chaque visite : 2 à 3 journées de travail.

L’objectif de la visite de coordination est de rapporter à chacun des partenaires les bonnes pratiques transférables de l’ensemble du réseau Saturne. Ces visites doivent faciliter le management des CED, harmoniser les pratiques dans une perspective de qualité et renforcer les liens entre les différents partenaires du réseau, mettre en place les formations, participer à la réalisation de l’enquête sur les ressources formatives.

Contenus :
  1. Activation de la CED dans le cadre de l’Institut Européen de Formation Continue. Présentation du staff (cellule pédagogique, de développement) Rencontre du réseau local (plateforme de réseau) Méthodes de développement et relais vers le réseau local de partenariat : Description du partenariat (présentation des secteurs d’activités, méthodologie,…) Implication des partenaires locaux dans des programmes de coopération européens ou autres Insertion du dispositif transnational au niveau local
  2. Procédures de qualité : évaluation de la mise en place des procédures de qualité
  3. Présentation des moyens de promotion des dispositifs de formation pour les différents publics cibles
  4. Aide dans la mise en place des formations Pégase, Jocaste et Joconda
  5. Analyse des nouveaux besoins de formation
  6. Aide méthodologique à la réalisation d’une conférence nationale en référence au programme Prom' Events
  7. Point financier
  8. Organisation des formations par les CED 
  9. Recherche et identification de l’enquête sur les ressources formatives au niveau local qui pourraient être partagées avec les autres membres du réseau
  10. Divers : Il est souhaitable de transmettre les contenus à aborder en divers 15 jours avant la visite de la coordination

B) Développement de la communication via les NTIC

I- Visibilité du réseau européen via internet- Création d’un site Web

  1. Établissement d’un répertoire des adresses mail des personnels impliqués pour chacun des programmes et des CED. Cette liste est établie par la Direction de chaque CED.
  2. La coordination du projet est responsable de l’actualisation du répertoire.
  3. Intégration de ce répertoire au sein du site web européen.
  4. Réalisation d’un site web européen reprenant la structure du réseau c’est-à-dire la structure administrative de l’institut européens de formation, la structure administrative des différentes CED et différents forums.
  5. Les CED disposent chacune en plus de la page d’accueil standardisée, de possibilités de promouvoir leurs activités propres (pages supplémentaires)
  6. La coordination du projet Saturne porte la responsabilité, assure le suivi et l’actualisation du site, chaque CED assure l’actualisation des données et informations disposées sur la page qui lui est propre.
  7. La coordination place sur la page les informations relatives aux programmes à l’attention des partenaires.
    Présentation du programme.
    Présentation et coordonnées des partenaires associés.
    Présentation et coordonnées des partenaires invités.
  8. La coordination place deux mois avant chaque conférence l’invitation et l’annonce du programme.
  9. La coordination du projet Saturne assure également la visibilité du réseau au travers d’un ensemble de liens vers les pages des différents projets européens auquel l’Institut européen contribue ainsi que vers les sites des différentes institutions constituant le réseau.
  10. L’établissement de sites propres à chacune des institutions membre du réseau est à charge de cette dernière.
  11. Le site web contient en son sein un espace dévolu aux forums. Ces forums ont pour objet de garantir l’échange et le partage des informations, la visibilité et la transparence du réseau, la réflexion et la compréhension des dimensions transculturelles.
  12. Plusieurs forums pourront être mis sur pied mais un minimum de deux est indispensable :
    1. Le premier forum est contrôlé par un accès et n’est disponible qu’aux membres du réseau. Il a pour fonction d’offrir un espace aux différents partenaires de poser les questions afférentes aux contenus, aux aspects administratifs et financiers liés aux projets.
    2. Le second forum est ouvert aux utilisateurs et visiteurs du site et permet de dialoguer avec l’Institut Européen de formation.

II- Gestion des courriers électroniques

  1. Établissement d’un répertoire des adresses mail des personnels impliqués pour chacun des programmes et des CED. Cette liste est établie par la Direction de chaque CED.
  2. La Direction de chaque CED est responsable de l’actualisation et de l’exhaustivité du répertoire. Les modifications en matière de contacts sont intégrées au questionnaire électronique mensuel (voir après)
  3. Établissement par chaque participant au réseau de copies de sauvegardes des courriers électroniques.
  4. Activation systématique des mesures d’accusés de réception et d’accusés de lecture pour les courriers concernant les responsables des projets et pour tous les courriers en lien avec la coordination.
  5. Au sein de chaque CED, activation des mises en copie pour la ligne hiérarchique lors de transfert d’informations vers d’autres CED.
  6. Contacts réguliers bi-mensuel entre la coordination et les différents partenaires.
  7. Mise en place de questionnaires électroniques mensuels de l’état d’avancement et de commentaires éventuels.
  8. Ces questionnaires sont envoyés en copie aux différents partenaires du projet.
  9. Les questions et commentaires sont traités au sein du Forum du site de l’Institut Européen de formation.

C) Organisation des réunions transnationales

I- Organisation générale

  1. Chacune des réunions transnationales se compose de :
    1. Une synthèse de l’état général du projet et des questions d’orientation générale par le promoteur.
    2. Une réunion de travail selon les différents points de l’ordre du jour.
  2. L’ordre du jour de la réunion de travail est établi lors de la réunion précédente.
  3. Des modifications à cet ordre du jour peuvent être apportées par le promoteur selon les nécessités et les attentes respectives des différents partenaires.
  4. Dans ce dernier cas, les modifications doivent être transmises au plus tard 15 jours avant la tenue de la réunion.
  5. La réunion de travail est animée par le coordinateur européen rattaché au promoteur du projet.
  6. En cas de besoin, la co-animation peut-être prise par le responsable de la CED qui accueille la réunion transnationale.
  7. Les missions de l’animateur sont :
    1. De dynamiser les échanges
    2. De garantir un échange positif et constructif dans le respect des particularités culturelles de chacun
    3. De s’assurer de la bonne compréhension des informations en fonctions des différentes langues pratiquées par les partenaires
    4. De veiller au respect du temps lors de la réunion
    5. De veiller au respect du temps de parole de chacun
    6. De veiller à l’épuisement de l’ordre du jour
    7. De s’assurer de la réalisation des documents élaborés au cours de la réunion
    8. De faire, en cas de difficultés, des propositions en concertation avec les différents partenaires
  8. Les langues véhiculaires des réunions sont l’anglais et le français.
  9. Les réunions transnationales implique la possibilité de recourir à l’usage de support multimédia.

II- Circulation de l’information afférente aux réunions transnationales

  1. L’ensemble des documents de travail ont établis par la coordination au départ des rapports mensuels des différentes CED et du programme établi lors de la réunion antérieure.
  2. L’ensemble de ces documents de travail sont validés par le promoteur du projet.
  3. L’ensemble de ces documents sont transmis au plus tard 15 jours avant la tenue de la réunion par courrier électronique.
  4. Le programme actualisé de la réunion transnationale est également envoyé au plus tard 15 jours avant la tenue de la réunion.
  5. Les différents partenaires peuvent envoyer leurs remarques,questions et concernant les documents de travail au plus tard une semaine avant la tenue de la réunion.
  6. Le procès verbal et les documents finalisés durant la réunion transnationale sont envoyés aux différents partenaires au plus tard 15 jours après la tenue de la réunion transnationale.

D) Mise en place de formations

I- Validation des programmes de formation par les CED

  1. Première réunion transnationale : mise en place d’un comité de conception pédagogique (CCP) par partenaire.
  2. Réalisation d’un modèle de convention entre formateurs et CED par la coordination.
  3. Identification des 6 formateurs pour chacun des partenaires
  4. Identification de formateurs potentiels afin de constituer une réserve de recrutement.
  5. Signature des conventions de collaboration entre les formateurs et les CED pour l’expérimentation : accord sur la mise en place de formations pégase en séminaire ou à distance à l’attention de 3 publics cibles.
  6. Recrutement des 3 publics-cibles d’utilisateurs pour chacun des partenaires : usagers, professionnels, gestionnaires.
  7. Mise en place des formations sur les 3 modules du programme Pegase dès la fin de la traduction de chacun.
  8. A répéter avec les différentes formations

II- Traduction des leçons

  1. Avant la première réunion transnationale : pour chaque partenaire, identification de 2 traducteurs, professionnels du secteur tertiaire social, ainsi que d’un troisième potentiel afin de palier à toute défection.
  2. Engagement par chaque CED des deux traducteurs pour l’ensemble des leçons des 3 modules Pégase.
  3. Définition par chaque CED des leçons à traduire par chaque traducteur au sein du programme Pégase concerné. Les traductions se faisant modules par modules.
  4. Définition au sein d’une convention du suivi du travail : remise d’un document par chaque CED aux traducteurs spécifiant les exigences de timing et de transfert des données (traductions réalisées).
  5. Suivi de la traduction durant le projet par la personne responsable de la communication
  6. Contrôle de la conformité au planning par le CQG.
  7. En cas de difficultés à réaliser le planning, information via les modalités définies dans les procédures communication et contrôle de la qualité).

III- Procédure d’organisation de l’adaptation culturelle des programmes

  1. Identification d’experts locaux en matière de contenus liés au programme Pegase.
  2. Réalisation d’une lecture culturelle des leçons par des experts locaux pour chacun des partenaires dans les langues existantes du programme.
  3. Réunions locales des experts pour chacun des partenaires et réalisation d’un rapport écrit reprenant les principales remarques en matière d’adaptation culturelle.
  4. Envoi du rapport au Comité de Conception Pédagogique (CCP) avant la première formation des publics-cibles pour le premier module.
  5. Réunion de préparation entre le CCP et les formateurs avant la première formation afin de préparer les remarques des utilisateurs sur les singularités culturelles.
  6. Réalisation d’un document de travail par la coordination avec les CCP afin d’effectuer le debriefing des formateurs au terme des cessions de formation pour chacun des partenaires.
  7. Introduction des modifications proposées par les experts / formateurs et utilisateurs au sein des leçons.
  8. Introduction des banques de données locales au sein des programmes de formation.
  9. Visite chez chaque partenaire par le CQG afin de valider la procédure intermédiaire (traduction, expérimentation et adaptation culturelle) pour chacun des module du programme Pegase.

IV- Procédure en matière d’évaluation de l’adaptation culturelle

  1. L’adaptation du contenu doit être réalisé par un staff de 3 personnes minimum
  2. La validation de l’adaptation ainsi réalisée est effectuée par un ensemble de 6 personnes minimum chargé de statuer.
  3. La validation de l’adaptation culturelle porte sur deux points :
    1. La dimension formelle de l’adaptation :
      • Le signifié :
        1. Adéquation des termes avec leurs contenus (signifié/signifiant)
        2. Professionnalisation des termes techniques
      • Adéquation des expressions et du récit par rapport aux habitudes littéraires propre à la langue employée
      • Niveau de compréhension adapté aux différents publics cibles.
      • Références bibliographiques adaptées au contexte, disponibles, dans la langue, ouvrages équivalents
    2. Le transfert des contenus:
      • Du point de vue sociologique
      • Du point de vue philosophique
      • Du point de vue politique
      • Du point de vue religieux
  4. Chacune des personnes qui a procédé à l’adaptation culturelle signera un rapport à l’attention de la CED
  5. Pour chacune des leçons, les noms et professions des personnes qui auront procédés à l’adaptation seront mentionnés.

V- Mise en place des leçons dans le didacticiel

  1. Chaque CED défini les personnels de secrétariat chargés de la mise sous format Word et Excel des leçons des différents programmes.
  2. Mise en forme mensuelle Word et Excel des leçons en liaison avec l’état d’avancement des traducteurs. L’écart entre la traduction et la mise en forme ne doit pas dépasser le mois.
  3. Mise en forme des corrections culturelles en Word et Excel.
  4. Identification des caractères propres éventuels aux langues polonaise et espagnole.
  5. Validation du point 4 par le partenaire grec.
  6. Transfert par chaque CED des fichiers Excel au partenaire Grec des modules 1,2 et 3 dès la fin de leurs réalisation et après la visite de la CQG.
  7. Implémentation des leçons des 3 modules sur le didacticiel par le partenaire grec.

VI- Dissémination des leçons

  1. Définition par chaque CED des modalités de la campagne d’information concernant les partenaires de dissémination et programmation de l’action au niveau local
  2. Tenue au niveau local des réunions de coordination (3)
  3. Établissement d’un rapport de réunions concernant les objectifs:
    - Définition du concept de réadaptation psychosocial tel que proposé par Pégase
    - Recrutement des groupes d’utilisateurs (3) selon la définition des groupes-cibles pour l’ensemble des 3 modules
  4. Établissement de la programmation des formations en séminaires / à distance.
  5. Réalisation de la formation pour l’ensemble des 3 modules

E) Formation des formateurs

I- Préparation à la formation à distance des tuteurs du partenaire belge

  1. Formation de base sur l’utilisation du didacticiel
  2. Réalisation d’un manuel d’utilisation du didacticiel
  3. Mise en pratique de l’utilisation du didacticiel par la mise en œuvre d’une formation mixte (séminaire / à distance) au travers d’une nouvelle cession d’utilisateurs belges.
    Formation des formateurs (6) chez chacun des partenaires
  4. Identification des formateurs (voir procédure adéquate)
  5. Transfert des leçons en anglais, français et allemand aux formateurs par l’intermédiaire de chaque CED.
  6. Lecture des 3 programmes par les formateurs.
  7. Réalisation d’un forum de discussion français / anglais sur les questions de contenu entre formateurs et tuteurs.
  8. Identification du responsable expert en matière de contenu.
  9. Remise aux formateurs du manuel d’utilisation du didacticiel.
  10. Formation en séminaire des formateurs à l’utilisation du didacticiel.
  11. Maintien du forum de discussion concernant les contenus et extension aux aspects pédagogiques et formatifs liés au didacticiel (. recours au CCP).

II- Profil du formateur

Le candidat doit au moins répondre à 5 critères en termes de qualités, humaines, qualités professionnelles et qualités pédagogiques :

Qualités humaines :
  1. Communication aisée
  2. Témoigner d’une curiosité intellectuelle et d’un engagement personnel par rapport à la fonction.
  3. Avoir la capacité de développer une activation émotionnelle et cognitive.
  4. Créer une relation pacifique, positive, constructive.
  5. Faire preuve d’empathie, sympathie, pro-activité, assertivité.
  6. Avoir la capacités de transférer
  7. Gérer les réactions de transfert et de contre=transfert
  8. Avoir une large connaissance des cultures et faire preuve de tolérance


Qualités professionnelles :
  1. Connaître et maîtriser les institutions, asbl et NGO de leur pays.
  2. Avoir une expérience critique dans le sujet traité par les leçons.
  3. Témoigner de la visibilité de son engagement dans les matières traitées (conférences, publications, participation dans des circuits).
  4. Avoir une expertise qualifiée dans certains domaines.
  5. Pratiquer l’évaluation et l’auto évaluation
  6. Compétences pratiques TIC, e=learning et internet
  7. Savoir communiquer par l’écrit (savoir rédiger, bonne orthographe).


Qualités académiques :
  1. Formation des professionnelles :
    Disposer des diplômes académiques requis en fonction des contenus (Universitaire et/ou niveau supérieur) et/ ou professionnels des spécialisations acquises sur un plan académique ou de manière privée.
  2. Gestionnaire des Ressources Humaines :
    Disposer des diplômes académiques requis en fonction des contenus (Universitaire et/ou niveau supérieur) et/ ou des spécialisations acquises et /ou titres reconnus dans le management de l’entreprise.
  3. Auxiliaire dans des fonctions médico=psycho=social :
    Disposer des diplômes académiques requis en fonction des contenus (Universitaire et/ou niveau supérieur et/ ou professionnels) et /ou des qualifications ou titres reconnus.




Qualités pédagogiques :
  1. Expériences théoriques en matière de pédagogie
  2. Expériences pratiques d’enseignement
  3. Compétences en dynamique de groupe (présentiel)
  4. Capacités à gérer le temps et respect des programmes
  5. Savoir apprendre à apprendre
  6. Susciter l’émulation en restant en arrière par rapport à l’apprenant
  7. Savoir valoriser les résultats de l’apprenant
  8. Capacité de synthèse et d’aller à l’essentiel.